Home / Knowledge : การบริหารและการจัดการ

การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง: คู่มือกระบวนการ ตอนที่ 1

การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง: คู่มือกระบวนการ ตอนที่ 1

First revision: Aug.01, 2018
Last revision: Nov.22, 2018

แปล, เสริมและเรียบเรียงโดย อภิรักษ์ กาญจนคงคา

บทความนี้แปลและเรียบเรียงจากท้ายเล่มของ SUCCESSION: Mastering the Make-or-Break Process of LEADERSHIP TRANSITION เขียนโดย โนเอล เอ็ม. ทิชี่ สำนักพิมพ์เพนกวิน ปี ค.ศ.2014.เป็นเรื่อง SUCCESSION PLANNING: A Process Handbook เขียนโดย คริส เดอโรส และ โนเอล ทิชี่ พร้อมด้วย ดอน ไพรซ์กอดสกี้.

บทนำการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง

คู่มือนี้จะช่วยเราออกแบบกระบวนการวางแผนสืบทอดตำแหน่งให้กับองค์กร. ตลอดทั้งเล่มนี้, จะมีการกล่าวซ้ำเน้นถึงการกำหนดนิยาม, การพัฒนา, และการคัดสรรผู้มีความสามารถสูง ไม่เพียงแต่ใช้กระบวนการด้านเทคนิค, อารมณ์มนุษย์, ความสัมพันธ์ส่วนบุคคล, และบรรทัดฐานขององค์กรต่าง ๆ นำมาใช้ในทุกส่วนที่สำคัญ. กระบวนการสืบทอดตำแหน่งที่ออกแบบไว้ดีแล้วนั้น ได้จัดวางความเป็นจริงต่าง ๆ เกี่ยวกับการเมืองและวัฒนธรรมไว้ แต่ก็ต้องวางอยู่บนฐานของวิธีการที่เป็นระบบสำหรับการประเมินค่าและการวางแผนพัฒนาสำหรับผู้นำในทุกระดับ.
อย่างสมบูรณ์แล้ว, การวางแผนสืบทอดตำแหน่งนั้นจะประสบความสำเร็จได้ ก็ด้วยหากได้รับการต้อนรับ (เปิดใจ) จากภาวะผู้นำอันเป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับความสำเร็จในอนาคตขององค์กร. การถ่ายโอนไปยังระเบียงการวางแผนสืบทอดตำแหน่งทั่วทั้งบริษัทนั้น ต้องการความร่วมมือและการสนับสนุนจากผู้นำในทุกหน่วยธุรกิจขององค์กร.
ด้วยการเพิ่มเติม, กิจกรรมต่าง ๆ ของบุคคลและทีมงานจะต้องทำงานสอดประสานกันอย่างระมัดระวัง เพื่อว่าข้อมูลได้มีการรวบรวมและทบทวนการประเมินด้วยการตรวจสอบที่ได้ดุล. ในการนี้ ประสงค์ที่จะมีกรอบปฏิทินข้ามหน่วยงานกันขึ้น.
เวิร์คบุ๊กนี้จะนำเราไปทีละข้้น ๆ เป็นการสนับสนุนจุดเริ่มต้นแผนงานสำหรับการสร้างกระบวนการวางแผนสืบทอดตำแหน่งในระดับโลก. แม้ว่าจะเป็นการมุ่งเน้นถึงกระบวนการด้านเทคนิค ในฐานะที่เป็นฐานรากที่ก่อร่างขึ้น, ได้มีการเพิ่มการถกเถียง/อภิปรายเกี่ยวกับการจัดการการเมืองและมุ่งมองด้านวัฒนธรรม อันเป็นการเอื้อไปสู่เป้าหมายที่ต้องการต่อไป.

บทบาทและความรับผิดชอบ
การวางแผนสืบทอดตำแหน่งที่มีประสิทธิผลนั้น เริ่มด้วยความเป็นหุ้นส่วนที่สนิทชิดเชื้อกันระหว่างพนักงานในสายงานหลัก (Line operators) และฝ่าย HR. ฝ่าย HR มักเป็นเป้าของการวิพากษ์วิจารณ์บ่อยครั้งในหลาย ๆ องค์กร-และมักสมควรที่จะได้รับการทำธุรกรรม, นี่เป็นธรรมชาติของการบริหารของฝ่าย HR. เพื่อให้การวางแผนสืบทอดตำแหน่งใช้การได้จริง, ผู้นำต่าง ๆ ด้าน HR จะต้องมีศักยภาพ, เป็นหุ้นส่วนที่น่าไว้เนื้อเชื่อใจ, การประเมินค่าการสืบทอดตำแหน่งและการวางแผนผู้มีความสามารถควรร่วมมือกันทำงานกับการประเมินของผู้ปฏิบัติงาน จับคู่กับความท้าทายที่เหมาะสมกับหุ้นส่วน HR, การสะท้อนกลับ, และข้อมูลสนับสนุน. การประเมินที่ใช้สำหรับการวางแผนการสืบทอดตำแหน่งนั้น ควรประกอบด้วยภาพที่อยู่บนฐานของแหล่งข้อมูลต่าง ๆ และมุมมองที่หลากหลาย. ผู้ปฏิบัติงานนั้นเป็นแหล่งข้อมูลที่สำคัญ, ในขณะที่ฝ่าย HR ควรจะปกป้องกระบวนการทั้งหมด, เพื่อสร้างความมั่นใจว่าไม่มีเพียงแค่ข้อมูลเพียงแหล่งเดียวหรือมีความเห็นเดียวที่อาจมีอคติมากเกินควร กระทบต่อการตัดสินใจในขั้นสุดท้ายได้.
เป็นการทำงานที่ตาม ๆ กันไป (เหมือนจักรยานที่ปั่นสองคนหน้าหลัง-tandem) กับหุ้นส่วน HR, แต่ละหัวหน้าหน่วยธุรกิจ, และหัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ ขององค์กร (Back office), ควรจะรับผิดชอบต่อการดำเนินการในการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง ด้วยการใช้กระบวนการที่เป็นมาตรฐานกับหน้าที่งานที่แต่ละหน่วยธุรกิจและฝ่ายต่าง ๆ . ในคู่มือนี้, เราจะมุ่งเน้นในเรื่องการวางแผนจากมุมมองของผู้นำในหน่วยธุรกิจ, แต่กำหนดการกระบวนการนั้น จะต้องมีการปรับให้ง่ายให้เหมาะสมกับแต่ละแผนกหรือแต่ละผู้นำทีม.

กระบวนการที่เป็นมาตรฐาน
การวางแผนสืบทอดตำแหน่งและการทบทวนผู้มีความสามารถนั้น ควรจะต้องควบรวมกับภาระงานขององค์กรที่วิกฤต-เป็นพันธกิจอื่นไว้ด้วย อย่างเช่น พัฒนาการของกลยุทธ์, แผนการดำเนินงานต่าง ๆ , และงบประมาณ. มันมีความจำเป็นที่ทุกหน่วยต้องทำงานบนปฏิทินประจำปีเดียวกันที่มีเหตุการณ์ต่าง ๆ เพื่อว่าข้อมูลสามารถนำมาเปรียบเทียบข้ามหน่วยหรือข้ามทีมได้. กระบวนการสืบทอดตำแหน่งที่ดีที่สุดนั้น ควรช่วยกำหนด(คุณสมบัติ)ของผู้มีความสามารถ ที่สามารถโยกย้ายข้ามหน่วยงาน, เป็นการช่วยสร้างความมั่นใจให้เกิดการพัฒนาที่กว้างขึ้นและเป็นการตระเตรียมที่ดีสำหรับบทบาทของภาวะผู้นำระดับหัวหน้าต่าง ๆ ควบคู่กันไปกับการมุ่งเน้นผู้มีความสามารถสูงบนการจัดลำดับความสำคัญหลัก ๆ ของธุรกิจ.
ปฏิทินนี้จะมีความแตกต่างกันในแต่ละองค์กร, และอาจจะได้รับผลกระทบจากความเป็นฤดูกาลของอุตสาหกรรม, ตารางการรายงานผู้ถือหุ้น, ตารางการประชุมคณะกรรมการบริษัท, หรือปัจจัยอื่น ๆ . ตัวอย่างการวางตารางงานได้แสดงไว้แล้วข้างล่างนี้. เป็นการเตือนของคู่มือที่จะให้รายละเอียดของข้อมูลที่ต้องการและกระบวนการประเมิน ที่ได้บรรจุไว้ในปฏิทินแล้วนำไปสู่การปฏิบัติ.

ตารางที่ 1: ตัวอย่างปฏิทินกิจกรรมการสืบทอดตำแหน่งประจำปี

เดือน

กิจกรรม

ผู้เกี่ยวข้อง

ต้นกันยายน

จัดประชุมเป็นทางการโดยซีอีโอ, หัวหน้าหน่วยธุรกิจ, และผู้บริหารงานบุคคลจากทุกหน่วยธุรกิจ. เริ่มการวางแผนสืบทอดตำแหน่งด้วยบทสนทนาของสิ่งที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายที่สำคัญของปีที่ผ่านมา และข้อกำหนดผู้สมัครเพื่อให้เป้าหมายการดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์

ซีอีโอ, ผู้บริหารหน่วยธุรกิจ, ผู้จัดการฝ่าย, ผู้บริหารงานบุคคล.
งานที่เตรียมไว้นั้นเกี่ยวข้องกับคณะผู้บริหารในแต่ละหน่วยธุรกิจ.

กลางกันยายน

ผู้บริหารแต่ละหน่วยธุรกิจได้รับการฝึกอบรมการทำแผนสืบทอดตำแหน่งและจัดทำรายงานตรง(ไปยัง CHRO)

หัวหน้าหน่วยธุรกิจ, ผู้ที่รายงานตรงจากแต่ละหน่วยธุรกิจ, ผู้บริหารงานบุคคล

ต้นตุลาคม

หัวหน้าหน่วยธุรกิจข้อมูลผู้สมัครเบื้องต้น, กำหนดผู้สมัครสามรายสำหรับแต่ละงานชั้นยอดและการเสนอบทบาทหน้าที่สำหรับผู้สมัครอย่างน้อยสองคน

หัวหน้าหน่วยธุรกิจ, หุ้นส่วนด้านบุคคคล. ผู้บริหารหน่วยธุรกิจอาจจะต้องแสวงหาคำแนะนำ/ข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้บริหารด้านบุคคลในระดับองค์กร

ต้นตุลาคม

ข้อมูลจากการสำรวจป้อนกลับ 360 องศาสำหรับพนักงานทั้งหมด อันเกี่ยวกับทะเบียนผู้สมัครมีความสมบูรณ์

ดำเนินกระบวนการโดยฝ่ายบริหารบุคคล, พนักงานที่กินเงินเดือนนั้นมีส่วนเกี่ยวข้องทุกคน

กลางตุลาคม

หัวหน้าหน่วยธุรกิจและผู้บริหารที่รายงานตรงต่าง ๆ ทำการประเมินพนักงานและทำตารางเก้าช่อง (Nine-cells) ให้สมบูรณ์ เช่น

ผลการปฏิบัติงาน (Performance)	สูง	สมพงษ์	ธรรมโชติ	จรัล
	ปานกลาง	ดำเนิน	อนันดา	สุทธิพงษ์
	ต่ำ	พงษ์ศักดิ์	สุรินทร์	ดำรง
		ต่ำ	ปานกลาง	สูง
	คุณค่า (Value)

กลุ่มงานด้านบริหารบุคคล, หัวหน้าหน่วยธุรกิจ.

กลางตุลาคม

ผู้สมัครและพนักงานได้รับการประเมิน, และ การสำรวจ 360 องศา ได้จัดทำรวมเล่มและจัดส่งให้หัวหน้าหน่วยธุรกิจพิจารณา

กลุ่มงานด้านบริหารบุคคล, หัวหน้าหน่วยธุรกิจ

ปลายตุลาคม

หากมีประเด็นข้อสงสัยเกี่ยวกับการประเมินพนักงาน ให้หัวหน้าหน่วยธุรกิจดำเนินงานตามที่ผู้บริหารที่รายงานตรงต่าง ๆ ได้จัดทำขึ้น

หัวหน้าหน่วยธุรกิจและผู้บริหารที่รายงานตรงต่าง ๆ

ปลายตุลาคม

รวบรวมการวางแผนสืบทอดตำแหน่งของทุกหน่วยธุรกิจไว้ เพื่อให้หัวหน้าหน่วยธุรกิจและผู้นำด้านการบริหารบุคคลได้ทบทวนเป็นขั้นตอนสุดท้าย

หัวหน้าหน่วยธุรกิจ, ผู้นำด้านการบริหารบุคคล

พฤศจิกายน-ธันวาคม

จัดวางช่วงเวลาให้มีการทบทวนแผนการสืบทอดตำแหน่ง. ประธานบริษัท/ซีอีโอ จะต้องมีการประชุมกับแต่ละหน่วยธุรกิจเป็นราย ๆ ไป.การประชุมจะเป็นการสนทนาระหว่างประธานบริษัท/ซีอีโอและผู้นำด้านการบริหารบุคคล. ต้องมีการกำหนดวันประชุมไว้เนิ่น ๆ เป็นตารางอย่างเป็นทางการตรงต่อประธานบริษัท/ซีอีโอ.

ซีอีโอ, หัวหน้าหน่วยธุรกิจ, ผู้นำด้านการบริหารบุคคลของบริษัท, หัวหน้าด้านงานบุคคลที่ดูแลแต่ละหน่วยธุรกิจ

การตระเตรียม
การนำกระบวนการที่เป็นมาตรฐานมาปฎิบัติใช้ทั่วทั้งองค์กรนั้น, โดยเฉพาะการมีหน่วยธุรกิจเป็นจำนวนมาก, การตระเตรียมในแต่ละขั้นตอนนั้นมีความสำคัญยิ่ง. ในขณะที่แต่ละหน่วยมีการตระเตรียม, มันมีความจำเป็นที่พวกเราทั้งหลายต้องจำให้ได้ว่าการวางแผนสืบทอดตำแหน่งนั้น เป็นการปฏิบัติในระยะยาวของภารกิจองค์กร, วิสัยทัศน์, และวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานต่าง ๆ .

back

info@huexonline.com

Visit : 4207126